Belgelerin Sunuluş Şekli nedir?

Belgelerin sunuluş şekli, isteklinin yeterliğini kanıtlamak için verdiği evrakın hukuken geçerli sayılabilmesi için taşıması gereken biçim şartlarını ifade eder. Kural olarak belgeler aslı ile sunulur; aslı yerine örneği verilecekse bu örneğin noter onaylı olması veya belgeyi düzenleyen kurum tarafından onaylanmış olması gerekir. İdareye aslı gösterilerek suretinin onaylatılması da yaygın bir yöntemdir. Yurt dışında düzenlenen belgeler için ayrıca apostil şerhi veya konsolosluk onayı ile Türkçe tercüme aranır. Hangi belgenin hangi biçimde kabul edileceği tek tek idari şartnamede belirtilir.

Elektronik ihalelerde bu kuralların uygulanma anı değişir: teklif aşamasında belge yüklenmediği için sunuluş şekli, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgilerin sonradan belgelendirilmesi aşamasında devreye girer. İstenen belgelerin süresi içinde ve doğru biçimde sunulmaması, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasıyla sonuçlanır. Uygulamada en sık karşılaşılan hatalar; fotokopinin onaysız verilmesi, onayın yetkisiz kişi tarafından yapılması ve tercümesi eksik yabancı belgelerdir. Bu nedenle teklif hazırlığında belgenin içeriği kadar biçiminin de kontrol edilmesi gerekir.