Vekaletname (İhalede Temsil) nedir?

İhale sürecinde teklifi hazırlayan, sunan veya oturumda isteklisini temsil eden kişi her zaman şirketin yasal temsilcisi olmayabilir. Bu durumda temsil yetkisi vekaletname ile kurulur. Vekaletnamede vekilin kimliği, temsil edilen istekli ve yetkinin kapsamı açıkça yer alır. Kapsamın somut olması önemlidir: yalnızca evrak teslimini kapsayan genel bir vekaletname, teklif mektubunu imzalamaya ya da fiyat içeren beyanda bulunmaya yetki vermeyebilir. Vekaletnameyi veren kişinin de bu yetkiyi devretmeye ehil olması, yani imza sirkülerine göre şirketi temsile yetkili bulunması gerekir; yetkisiz kişinin verdiği vekaletname sonucu değiştirmez.

Vekaletname genellikle vekilin noter onaylı imza beyannamesiyle birlikte sunulur; aksi hâlde imzanın vekile ait olduğu doğrulanamaz. Ortak girişimlerde ise ayrı bir düzen işler: iş ortaklıklarında pilot ortağın, konsorsiyumlarda koordinatör ortağın ortak girişimi temsile yetkili olduğu, ortaklık beyannamesi ya da ortaklık sözleşmesiyle gösterilir. Vekaletnamenin geçerlilik süresi, azledilip azledilmediği ve ihale tarihinde yürürlükte olup olmadığı idarece kontrol edilebilir; süresi dolmuş veya geri alınmış bir vekaletnameye dayanan işlem geçersiz sayılır. Elektronik teklif verilen ihalelerde işlemler EKAP'ta yetkilendirilmiş kullanıcı hesabı üzerinden yürütüldüğünden, platform yetkilendirmesi ile noter onaylı temsil yetkisinin birbirini karşılamadığı, ikisinin ayrı ayrı sağlanması gerektiği unutulmamalıdır.