İmza Sirküleri nedir?

İmza sirküleri, teklifin geçerliliğini doğrudan etkileyen bir yetki belgesidir. Bir tüzel kişi adına verilen teklif mektubunu ve eklerini imzalayan kişinin, o imzayı atma yetkisinin bulunduğu bu belgeyle ispatlanır. Belge, yetkilinin adını, temsil şeklini (münferiden mi, müştereken mi imza atacağını) ve varsa parasal veya konusal sınırlamaları içerir. İhale komisyonu, teklif zarfını değerlendirirken imzayı atan kişi ile sirkülerde yetkili görünen kişinin aynı olup olmadığını ve imza yetkisinin teklif tarihinde hâlâ geçerli olup olmadığını kontrol eder.

Uygulamada en sık karşılaşılan sorun, belgenin var olması ama içeriğinin teklifi karşılamamasıdır: sirkülerde iki imzanın birlikte atılması şartı varken teklifin tek imzayla verilmesi, sirkülerdeki yetki süresinin dolmuş olması ya da imzalayan kişinin şirkete sonradan katılmış olup sirkülerde hiç yer almaması gibi durumlar teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açabilir. Yetki değişikliklerinin ticaret sicilinde tescil ve ilan edilmesi gerektiğinden, imza sirküleri çoğu zaman ticaret sicil gazetesi ile birlikte değerlendirilir. Gerçek kişi istekliler bakımından sirkülerin karşılığı, noter onaylı imza beyannamesidir. Hangi belgenin hangi şekil şartıyla sunulacağı ihale dokümanında ve idari şartnamede belirtilir; elektronik teklif verilen ihalelerde beyan ve belge sunum düzeni farklılaşabildiğinden dokümanın ilgili maddesi esas alınmalıdır.