Sözleşme Aşamasında Ödenecek Vergi ve Masraflar

Sözleşme aşamasında iki ayrı damga vergisi gündeme gelir. Birincisi ihale kararına ilişkin damga vergisidir; ikincisi ise imzalanacak sözleşme üzerinden hesaplanan damga vergisidir. Her ikisi de sözleşme bedeli esas alınarak hesaplanır ve sözleşme imzalanmadan önce ödenerek belgelenmesi istenir.

Uygulanacak oranlar Damga Vergisi Kanunu'na ekli tarifede yer alır ve yıllık olarak güncellenir. Bu nedenle geçmiş bir işten hatırlanan oranla hesap yapmak yanıltıcıdır; her ihale için güncel tarife ve ihale dokümanındaki sözleşme tasarısı esas alınmalıdır. Hesaplamada sözleşme bedelinin KDV hariç tutar olduğu unutulmamalıdır.

Sözleşme imzalanmadan önce, sözleşme bedeli üzerinden hesaplanan kesin teminatın idareye verilmesi zorunludur. Kesin teminat nakit yatırılabileceği gibi, uygulamada çoğunlukla banka teminat mektubu olarak sunulur. Mektup verildiğinde bankanın komisyon ücreti ve mektup masrafı doğar; ayrıca mektup tutarı firmanın gayri nakdi kredi limitini işgal eder.

Kesin teminat bir gider değil, iş tamamlanıp kabul işlemleri bittikten sonra iade edilecek bir güvencedir. Ancak iade zamanlaması işin süresine ve kabul süreçlerine bağlı olduğundan, teminat mektubu limiti uzun süre bloke kalır. Aynı dönemde başka ihalelere girmeyi planlayan firmaların geçici teminat ihtiyacını da hesaba katarak limit planlaması yapması gerekir.

İş artışı veya fiyat farkı nedeniyle sözleşme bedeli arttığında, artan tutara karşılık gelen ek kesin teminat da istenir. Bu kalem sözleşme başında görünmediği için genellikle planlama dışında kalır.

Kanun kapsamında düzenlenen sözleşmelerden mevzuatta belirlenen tutarı aşanlar için, sözleşme bedeli üzerinden Kamu İhale Kurumu payının yatırılması ve dekontun idareye ibraz edilmesi gerekir. Hem bu yükümlülüğün doğduğu tutar sınırı hem de uygulanacak oran mevzuatta belirlenir ve güncellenebildiği için, işlem öncesinde Kurum tarafından yayımlanan güncel düzenlemeye ve ihale dokümanına bakılmalıdır.

Bunların yanında, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sözleşmeden önce sunması gereken belgelerin temini de küçük ama zaman baskılı masraf kalemleri doğurur: vergi ve sosyal güvenlik prim borcu durumunu gösteren yazılar, ticaret sicil ve imza belgeleri, gerektiğinde yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir onayı. Sözleşmenin noterde düzenlenmesi veya onaylanması taraflarca talep edilirse ayrıca noter masrafı doğar.

Sağlıklı yöntem, teklif verilmeden önce sözleşme aşaması için basit bir nakit tablosu kurmaktır: karar damga vergisi, sözleşme damga vergisi, Kurum payı, kesin teminat mektubu komisyonu ve belge temin giderleri. Bu tablo, işin ilk hakedişi tahsil edilene kadar gereken toplam ön finansmanı gösterir.

Tablo hazırlanırken ilk hakedişin ne zaman düzenleneceği ve ödemenin sözleşmede öngörülen süre içinde ne zaman yapılacağı da dikkate alınmalıdır. Sözleşme aşaması masrafı ile ilk tahsilat arasındaki süre, firmanın gerçek işletme sermayesi ihtiyacını belirler. Bu hesap yapılmadan verilen düşük teklifler, kazanıldığında imzalanamayan ve geçici teminat kaybıyla sonuçlanan ihalelere dönüşebilir.