Mal Alımlarında Numune ve Demonstrasyon Süreci
Mal alımı ihalelerinde teklifin kaderini bazen fiyat değil, idareye teslim edilen bir kutu ürün belirler. İdare, teklif edilen malın teknik şartnamedeki özellikleri gerçekten taşıyıp taşımadığını kağıt üzerindeki beyanla değil, fiziksel numune üzerinde ya da ürünün çalışır halde gösterildiği bir demonstrasyonla doğrulama yoluna gidebilir. Bu, tedarikçi firma açısından en somut ve en sık karşılaşılan eleme risklerinden biridir: fiyatı en düşük teklif, numunesi teknik şartnameye uymadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılabilir.
Numune ve demonstrasyonun çerçevesi Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile çizilir; ancak somut kuralları her ihalede idari şartname ve teknik şartname belirler. Kaç adet numune isteneceği, ne zaman ve nereye teslim edileceği, hangi özelliklerin hangi yöntemle sınanacağı, demonstrasyonun nerede yapılacağı ve numunelerin iade edilip edilmeyeceği dokümandan okunur. Bu nedenle numune süreci, teklif hazırlığının son aşamasında düşünülecek bir ayrıntı değil, ihaleye girme kararı verilirken dikkate alınması gereken bir yükümlülüktür.
- 1Dokümanda numune ve demonstrasyon şartını tespit edin
İlanı ve idari şartnameyi okurken numune istenip istenmediğini, isteniyorsa hangi kalemler için istendiğini not edin. Teknik şartnamede numunenin hangi özellikler yönünden inceleneceği ve varsa uygulanacak test yöntemleri yazar. Kalemlerin tamamı için mi yoksa sadece bazı kalemler için mi numune istendiği, kısmi teklif verilen ihalelerde teklif kapsamınızı doğrudan etkiler.
- 2Teslim yeri, şekli ve zamanını netleştirin
Numunenin teklif zarfının içinde mi sunulacağı, yoksa ihale saatinden önce idarenin belirlediği birime ayrıca mı teslim edileceği dokümanda açıkça belirtilir. Ayrı teslimde numunenin idarece tutanağa bağlanması ve tutanağın bir örneğinin istekliye verilmesi esastır; bu belgeyi mutlaka alın ve saklayın. Son teslim anından sonra ulaşan numune kabul edilmez, bu nedenle kargo ve üretim süresini teklif takviminize baştan yazın.
- 3Numuneyi teklif edilen ürünle birebir aynı hazırlayın
Sunulan numune, teklif ettiğiniz marka, model ve teknik özelliklerin aynısı olmalıdır; katalogdaki üst modelin numune olarak verilmesi, teklif ile numune arasında uyumsuzluk doğurur ve elenme sebebidir. Numunelerin üzerine idarenin istediği etiketleme yapılır, kalem numarası ve istekli bilgisi karışıklığa yer bırakmayacak şekilde belirtilir. Ambalajın numunenin teknik özelliğini gizlememesi, gerektiğinde açılıp incelenebilecek şekilde hazırlanması önemlidir.
- 4Demonstrasyona hazırlıklı gidin
Demonstrasyon, ürünün idarece belirlenen yerde çalıştırılarak fonksiyonlarının gösterilmesidir; özellikle cihaz, yazılım, tıbbi cihaz ve makine alımlarında uygulanır. Gösterimin tarihi ve yeri idare tarafından isteklilere bildirilir, bu davete uymayan istekli demonstrasyonu gerçekleştirmemiş sayılır. Gösterimi yapacak teknik personelin ürünü kullanabildiğinden, gerekli sarf malzemesi ve kurulum ekipmanının yanınızda olduğundan emin olun.
- 5Değerlendirme tutanağını ve sonucu takip edin
Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi ihale komisyonu tarafından veya komisyonun görevlendireceği uzman kişilerce yapılır ve sonuç tutanağa bağlanır. Tutanakta hangi özelliğin şartnamenin hangi maddesine aykırı bulunduğunun somut olarak yazılması gerekir; soyut bir uygun değildir ifadesi gerekçesiz karar anlamına gelir. Kesinleşen ihale kararı tebliğ edildiğinde gerekçeyi inceleyin, itiraz düşünüyorsanız numune tutanağı en önemli dayanağınız olacaktır.
- 6Numunelerin iadesini ve sözleşme aşamasındaki rolünü izleyin
Doküman genellikle numunelerin ihale sonuçlandıktan sonra iade edilip edilmeyeceğini, tahrip edici test uygulanacaksa bunun bedelinin isteklide kalacağını düzenler. Kazanan isteklinin numunesi, teslim edilen malların muayene ve kabul aşamasında karşılaştırma ölçütü olarak saklanabilir. Bu nedenle numune ile teslim edilecek seri üretimin aynı özellikte olması, kabul aşamasında sorun yaşamamak için kritik önemdedir.
Sıkça sorulan sorular
Numune teklif zarfının içine mi konulur?
Doküman ne diyorsa o geçerlidir. Bazı idareler numunenin teklif zarfı içinde sunulmasını ister, bazıları ihale saatinden önce ilgili birime tutanakla teslim edilmesini ister. İdari şartnamedeki teslim şekline uyulmaması tek başına eleme sebebi olabilir.
Numunesi uygun bulunmayan teklif elenir mi?
Evet. Numunesi teknik şartnameye uymayan teklif, fiyatı en düşük olsa dahi değerlendirme dışı bırakılır. Ancak uygunsuzluğun teknik şartnamenin hangi maddesine aykırılık olduğu tutanakta somut şekilde gösterilmelidir.
Demonstrasyona katılmazsam ne olur?
İdarenin bildirdiği tarih ve yerde gösterimi yapmayan istekli, demonstrasyon yükümlülüğünü yerine getirmemiş sayılır ve teklifi değerlendirme dışı bırakılır. Davet yazısındaki tarih, yer ve teknik koşullar dikkatle takip edilmelidir.
Numuneler geri verilir mi?
İade koşulu ihale dokümanında düzenlenir. Test sırasında tahrip olan veya tüketilen numuneler iade edilmez; bu numunelerin bedeli, dokümanda aksi öngörülmedikçe idareden talep edilemez. İade edilecek numuneler için idarenin dokümanda belirlediği süre ve usul geçerlidir.
İlgili terimler
İlgili rehberler
Kaynak: 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile Kamu İhale Kurumu mevzuatı · Son güncelleme: 2026-07-16
Mal Alımlarında Numune ve Demonstrasyon Süreci — ihale sürecinde yapay zekâ desteği alın
AI şartname analizi, gerekçeli uygunluk skoru, anlık bildirim ve rakip/idare analizi için İhalekap’ı 10 gün ücretsiz deneyin. Kart gerekmez.
Ücretsiz deneyin →