Tekliflerin Değerlendirilmesi: Aşama Aşama

İlk elemede teklif mektubunun ve geçici teminatın usulüne uygun olup olmadığına bakılır. Teklif mektubunda teklif edilen bedelin rakam ve yazıyla birbirine uygun yazılmış olması, yetkili kişilerce imzalanmış olması ve üzerinde kazıntı veya silinti bulunmaması aranır. Geçici teminatta ise tutar, süre ve teminatın ihaleye ait olduğunu gösteren bilgiler kontrol edilir.

Bu iki belgedeki eksiklik, mevzuatta tamamlatılabilir bilgi eksikliği kapsamında görülmez. Bu nedenle şekli kontrol, düzeltme şansı bulunmayan ve tamamen firmanın kendi hazırlığına bağlı olan tek aşamadır; teklif verilmeden önce iki kez okunması gereken belgeler bunlardır.

Komisyon, tekliflerde bilgi eksikliği bulunması halinde, mevzuatın izin verdiği sınırlar içinde isteklilerden bu eksikliği tamamlamasını yazılı olarak isteyebilir. Verilen süre içinde tamamlanmayan eksiklikler teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açar.

Tamamlatma yetkisinin kapsamı dardır: mevcut ve teklif tarihi itibarıyla geçerli olan bir durumun belgelendirilmesindeki eksiklikler giderilebilir; teklifin esasını değiştiren, sonradan oluşturulan veya rekabeti etkileyen bir belge bu yolla sunulamaz. Bu ayrım, uygulamada en çok itiraza konu olan noktalardan biridir.

Firma açısından pratik sonuç şudur: idareden gelen bilgi eksikliği yazısı bir fırsattır ve süresi kaçırılmamalıdır. Yazının tebliğ tarihi ile verilen süre dikkatle takip edilmelidir.

Şekli kontrolü geçen tekliflerde, ihale dokümanında istenen ekonomik-mali ve mesleki-teknik yeterlik kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığı incelenir. Ciro ve bilanço belgeleri, banka referans mektubu, iş deneyim belgesi, kalite belgeleri ile istenmişse personel ve ekipman taahhütleri bu aşamada değerlendirilir.

Aynı aşamada ihale dışı bırakılma halleri de kontrol edilir: kesinleşmiş vergi veya sosyal güvenlik prim borcu, iflas ve tasfiye durumu, ihalelere katılmaktan yasaklılık kaydı. Yasaklılık sorgusu teklif veren firma kadar ortak girişim ortakları için de yapılır.

Teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi de bu halkanın parçasıdır. Teklif edilen ürün veya hizmetin şartnamedeki asgari nitelikleri karşılamadığı tespit edilirse, fiyat ne olursa olsun teklif değerlendirme dışı bırakılır.

Yeterliği kabul edilen tekliflerde, birim fiyat teklif cetvellerinin aritmetik doğruluğu kontrol edilir. Cetveldeki hesap hataları teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açabilir. Elektronik teklif alınan ihalelerde tutarlar sistem tarafından hesaplandığından bu risk büyük ölçüde ortadan kalkar; buna karşılık birim fiyatların kalem bazında tutarlı girilmesi yine firmanın sorumluluğundadır.

Ardından geçerli teklifler üzerinden sınır değer hesaplanır. Sınır değer, hesaplama yöntemi mevzuatta belirlenen ve ihalenin türüne göre değişen bir eşiktir; hangi tekliflerin aşırı düşük kabul edileceğini belirler. Sınır değerin üzerindeki teklifler bu aşamayı doğrudan geçer.

Kamu İhale Kanunu'nun 38 inci maddesi uyarınca, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük görülen tekliflerin sahiplerinden yazılı açıklama istenir. Açıklamanın; imalat sürecinin, hizmetin veya yapım yönteminin ekonomikliği, seçilen teknik çözümler, avantajlı koşullar ya da işin özgünlüğü gibi başlıklarda belgelere dayandırılması gerekir. Süresinde açıklama yapmayan veya açıklaması yeterli görülmeyen isteklinin teklifi reddedilir.

Bu aşamayı geçen teklifler arasından ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. Doküman yalnızca fiyat esasını öngörmüşse en düşük geçerli teklif, fiyat dışı unsur öngörmüşse dokümanda tanımlanan puanlama yöntemi belirleyici olur. Komisyon kararı ihale yetkilisinin onayına sunulur.

Onaydan sonra kesinleşen ihale kararı bütün isteklilere bildirilir ve şikayet için öngörülen sürenin geçmesi beklenir. Süresi içinde şikayet veya itirazen şikayet başvurusu yapılmazsa üzerine ihale bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. Değerlendirme sonucunda geçerli teklif kalmaması gibi hallerde komisyon bütün teklifleri reddederek ihalenin iptaline de karar verebilir.