Teklif Zarfı Nasıl Hazırlanır?

1. 1
   İdari şartnamedeki teklif sunma biçimini doğrulayın

   Önce ihalenin kağıt usulde mi yoksa elektronik ortamda mı yapıldığını idari şartnameden teyit edin. Kağıt usulde ise şartnamenin teklif ve belgelerin sunulma şekline ilişkin maddesi, zarfın üzerine yazılacak bilgileri ve zarfın nasıl kapatılacağını açıkça belirtir. Bu madde, zarf hazırlığının tek bağlayıcı kaynağıdır; genel alışkanlıklar veya önceki ihalelerdeki uygulama esas alınmamalıdır.

2. 2
   Teklif dosyasının içeriğini tamamlayıp sıralayın

   Zarfa konulacak teklif mektubu, geçici teminata ilişkin belge ve idari şartnamede istenen yeterlik belgelerini eksiksiz biçimde bir araya getirin. Belgeleri şartnamedeki sıraya göre dizmek, komisyonun inceleme sırasında belge arama ihtiyacını azaltır. İstenen belgelerin asıl mı, örnek mi yoksa idarece onaylı suret mi olacağı da yine şartnamede yazılıdır ve bu ayrım belge geçerliliği açısından belirleyicidir.

3. 3
   Teklif mektubunu kurallara uygun düzenleyin

   Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunmaması ve ad, soyad ya da ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması gerekir. Bu unsurlardan birinin eksikliği teklifi geçersiz kılar. İş ortaklığı halinde mektubun ortakların tamamı veya usulüne uygun yetkilendirilmiş temsilci tarafından imzalanması gerekir. Mektubun biçimi ve içereceği diğer bilgiler için ihale dokümanı ekindeki standart form esas alınmalıdır.

4. 4
   Zarfın üzerine istenen bilgileri eksiksiz yazın

   Zarfın üzerinde isteklinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yer alır. Bu bilgilerden herhangi birinin bulunmaması, zarfın usulüne uygun sunulmadığı yönünde tespit yapılmasına neden olabilir. Bilgileri el yazısıyla değil, okunaklı biçimde bilgisayar çıktısı olarak hazırlayıp yapıştırmak okunabilirlik sorunlarını ortadan kaldırır.

5. 5
   Zarfı kapatıp yapıştırma yerini imzalayın ve mühürleyin

   Zarfın kapatma yeri yapıştırıldıktan sonra bu bölüm istekli veya yetkili temsilcisi tarafından imzalanır ve varsa kaşe ya da mühür ile onaylanır. Amaç, zarfın teslimden sonra açılıp açılmadığının anlaşılabilmesidir; bu nedenle imza ve mührün yapıştırma çizgisini kesecek şekilde atılması gerekir. Yapıştırma yeri imzasız veya mühürsüz zarflar, komisyon tarafından tutanakla tespit edilerek değerlendirmeye alınmaz.

6. 6
   Zarfı teslim edip kayıt belgesini alın

   Zarf, ihale dokümanında belirtilen yere, ilanda yazılı ihale saatine kadar teslim edilir. Teslim sırasında idare tarafından sıra numaralı bir alındı belgesi düzenlenir; bu belgeyi almadan teslim işlemini tamamlanmış saymayın. Teklifler iadeli taahhütlü posta ile de gönderilebilir; bu durumda gönderinin ihale saatine kadar idareye ulaşmış olması gerekir, postaya veriliş tarihi değil idareye ulaşma anı esastır. İhale saatinden sonra idareye ulaşan teklifler kabul edilmez ve alınış zamanı bir tutanakla tespit edilerek açılmaksızın iade edilir.

7. 7
   Son kontrolü teslimden önce yapın: verilen teklif geri alınamaz

   Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez. Yalnızca ihale dokümanında zeyilname ile değişiklik yapılması durumunda, teklifini bu değişiklikten önce vermiş olan isteklilere teklifini geri çekerek yeniden teklif verme imkanı tanınır. Bu nedenle bedel, imza ve belge kontrolü zarf idareye teslim edilmeden önce tamamlanmalıdır; teslimden sonra düzeltme imkanı bulunmadığı varsayılarak hareket edilmelidir.

Kaynak: 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile Kamu İhale Kurumu mevzuatı · Son güncelleme: 2026-07-16