"Aslı İdarece Görülmüştür" Şerhi Nedir? nedir?

İhalelerde yeterlik için sunulan belgelerin bir kısmı asıl, bir kısmı ise noter onaylı örnek olarak istenir. Mevzuat, isteklinin belgenin aslını idareye ibraz etmesi halinde, idarenin ilgili görevlisinin fotokopi üzerine "aslı idarece görülmüştür" ya da benzeri anlama gelen bir şerh düşerek, adını, unvanını, tarihi ve imzasını eklemesine ve aslını istekliye iade etmesine imkân tanır. Bu şerh, noter onayına eşdeğer bir işlev görür: belgenin aslıyla örneğinin aynı olduğu idarece tespit edilmiş sayılır. Şerhin, ihale veya son başvuru tarihinden önce ve belgenin aslını gören idarece düşülmüş olması esastır; şerhin kim tarafından ve hangi tarihte düşüldüğünün anlaşılamadığı durumlar tartışma konusu olabilir.

Uygulamada bu şerh, ticaret sicili belgeleri, imza sirküleri, iş deneyim belgeleri, kalite belgeleri ve mali durum belgelerinde sıkça karşımıza çıkar ve çoğu değerlendirme dışı bırakma kararının arkasında bu tür bir usul eksikliği yatar. Şerhin eksik olması, imzasız veya kaşesiz atılması ya da hangi görevli tarafından atıldığının anlaşılamaması, belgenin geçerli sayılmaması sonucunu doğurabilir; öte yandan ihale komisyonu bilgi eksikliğinin tamamlatılması kapsamında ek süre verebileceği durumlar da vardır ve bu ayrım mevzuat ile Kurul kararlarının çizdiği çerçeveye göre değerlendirilir. Elektronik teklif verilen ihalelerde belgelerin çoğu beyan usulüyle sunulduğundan şerh ihtiyacı azalır; ancak beyanların doğrulanması aşamasında belgelerin asıl veya uygun onaylı örnek olarak sunulması yine gündeme gelir.