21/b Pazarlık Usulü Nasıl Uygulanır?

Bu bendin uygulanabilmesi için idarenin karşılaştığı durumun hem beklenmeyen hem de ivediliği zorunlu kılan nitelikte olması gerekir. Doğal afet, salgın hastalık, can veya mal kaybı tehlikesi gibi haller ile idare tarafından önceden öngörülemeyen olaylar bu kapsamda değerlendirilir. Buradaki ölçüt, olayın idarenin kendi planlama eksikliğinden değil, dışsal ve ani bir gelişmeden kaynaklanmasıdır.

İdarenin ihtiyacı önceden bilmesine rağmen zamanında ihaleye çıkmaması, tek başına ivedilik gerekçesi oluşturmaz. Bu nedenle 21/b ile yapılan ihalelerde gerekçenin somut biçimde ortaya konulması ve ihale onay belgesinde dayanağın gösterilmesi beklenir. Gerekçenin yetersiz olduğu değerlendirmeleri, sonradan yapılan denetim ve şikayet incelemelerinin sık karşılaşılan konularındandır.

Pazarlık usulünün bu halinde idare, ilan yapmaksızın yeterli sayıda istekliyi davet ederek teklif almaya yönelir. Dolayısıyla ihaleden haberdar olmanın yolu, ilan takibi değil idarenin davet listesinde yer almaktır. Bu da firmanın ilgili idarelerle önceden tanışık olmasını, iş kolundaki yeterliğini belgeleyebilir durumda bulunmasını ve iletişim bilgilerinin güncel olmasını gerektirir.

Davet edilen isteklilerden yeterlik belgeleri ile birlikte teklif istenir. Süreler açık ihale usulüne göre kısadır; bazı hallerde teklif hazırlamak için bırakılan zaman birkaç güne inebilir. Bu nedenle iş deneyim belgesi, vergi ve sosyal güvenlik borcu durumunu gösteren belgeler ile teminat işlemlerinin her an sunulabilir hazırlıkta tutulması, davet alındığında süreye yetişmenin tek pratik yoludur.

Pazarlık usulünü diğer usullerden ayıran temel unsur, ihalenin tek bir teklifle değil, ilk fiyat teklifinin ardından alınan son yazılı fiyat teklifiyle sonuçlandırılmasıdır. Bu bent kapsamındaki ihalelerde davet edilen isteklilerden yeterlik belgeleri ile fiyat teklifleri birlikte alınır; değerlendirmenin ardından isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. Bu aşamada verilen son teklif bağlayıcıdır ve ilk teklif bedelini aşamaz.

İstekli açısından bu, ilk teklifi verirken pazarlık payı bırakma alışkanlığının riskli hale geldiği anlamına gelir. İlk teklifin gerçekçi maliyet analizine dayanması, son teklif aşamasında ise savunulabilir bir taban bedelin önceden belirlenmiş olması gerekir. Maliyet altına inen bir son teklif, işin yürütülmesinde ve sözleşme aşamasında ciddi sorunlar doğurur.

21/b kapsamında yürütülen ihalelerde, ivediliğin niteliğine göre teklif alma ve değerlendirme süreci çok kısa bir zaman dilimine sığabilir. Bu durumda karar verme süresi son derece kısaldığı için yetkili imza mekanizmasının ve fiyat onay sınırlarının firma içinde önceden netleştirilmiş olması önem taşır.

İhalenin sonuçlanmasının ardından kesinleşen ihale kararı bildirilir ve üzerine ihale bırakılan istekli sözleşme imzalamaya davet edilir. Kesin teminat verilmesi, sözleşmenin imzalanması ve varsa damga vergisi gibi yükümlülüklerin yerine getirilmesi bu aşamada gündeme gelir. İvedi bir ihale olması, sözleşme aşamasındaki yükümlülüklerin hafiflediği anlamına gelmez.

İvedi işlerde iş programının da sıkışık olması beklenir. Sözleşme imzalanmadan önce teslim süresi, ceza koşulları ve iş artışı ihtimalinin sözleşme tasarısında nasıl düzenlendiği dikkatle okunmalıdır. Kısa süreli ve acil işlerde gecikme cezası hükümleri, normal işlere göre çok daha hızlı devreye girebilir.